以前マックをメインで使っていた時期にomnifocusという有名なソフトウェアを使い、GTDというタスク管理の考え方を実践していたことがありました。しばらくWindowsで仕事していたためにやらなくなっていたのですが、久々に最新のMacBook Proを購入しomnifocusを新調しました。
そこで、ブログのネタとしてGTDに関する解説をしていこうと思います。
GTDはタスク管理手法
詳しい人には怒られるかもしれませんが、GTDとはざっくりと言えばタスク管理手法です。
GTDとは”Getting Things Done”の略です。アメリカ人のデビッドアレンという方が提唱した手法で、彼の著作の日本語訳も出版されています。
GTDの概要
GTDでは、日常で気になるすべてのこと（仕事もプライベートも）を把握し、その気になることを見極め、整理し、その内容を更新し、最善の行動を選択する、というプロセスを踏みます。それぞれ簡単に説明します。
把握
GTDでは、仕事にしろプライベートにしろすべての気になることを炙り出すことがまず求められます。この「気になること」には重要なプレゼンの準備をすることから仕事帰りに牛乳を買って帰ることまで全てが対象です。つまり、客観的にそのことが重要か否かを問いません。
その理由は、どのようなことであれ、気になることを頭の中に入れておくことはストレスになり、全体のパフォーマンスを下げるとGTDでは考えられているからです。
「把握」の段階では、気になることの中身については判断はせず、とにかくすべてを網羅したリストを作ります。
見極めと整理
次にリスト化した気になることについて、それぞれそれがなんなのかを見極めます。
具体的には今、行動すべきかどうか、と次の行動は何か、です。
行動すべきかどうか
「気になること」の中には、判断していないがために気になっているだけのことや、資料としての役割しかないものなど、行動する必要がないものも存在します。
一方で、行動すべきことの中にも、2分以内で終わるようなすぐできること、単独の行動では終了しないこと（GTDではプロジェクトと呼ぶ）、単独の行動で終了すること、があります。
注：単独の行動で終了することについてはさらに分類がありますが、この記事では省略します。
次の行動は何か
行動すべきことについてはそれが単独の行動であれ、複数のタスクからなるプロジェクトであれ、次に行うことがあるはずです。その項目をリスト化します。また、プロジェクトであればその後行動すべきこともできる範囲でリスト化します。
2分ルール
この見極めと整理に関連して2分ルールというものが提唱されています。上記の通り、順番通りに見極める作業のみに徹して、具体的な行動はしないというのがこのプロセスですが、2分以内に完了できるタスクはその場でやってしまうというルールです。
要するに、見極めの作業を終えられなくなるリスクがない程度の長さとして2分としています。人によっては1分かもしれませんし、5分かもしれません。いずれにしろ、そのタスクを完了させても見極めのプロセスを続けられるのであれば、その場で終わらせてもよいということです。
このルールのメリットは「気になること」の数を減らすことができることです。
前述の通り、GTDでは人間が感じるストレスは、気になることの軽重ではなく、数に依存します。この2分ルールで気になることの数を減らすだけでも、かなりすっきりとした気分になる人が多いと著作の中でも語られています。
更新
上記のプロジェクトや行動リストは定期的に更新することが必要です。自身の行動と関係なく、状況が変わることもあるでしょうし、自分の考えが変わることもあるでしょう。
更新のための作業としてGTDでは週１回週次レビューという作業をすることが提唱されています。
選択
最後に実際に行動を選択する段階に移ります。
行動する際には
- その時の状況（場所など）
- 使える時間
- 使えるエネルギー（集中力は？元気があるか？）
- 優先度
を元に判断します。上記のリストを作っていれば、今の状況や時間でできることを容易に判断することができ、仕事の効率化が図れるという訳です。
GTDの意義
GTDを行う意義は二つあると思います。
タスクを頭の外に追い出す
人は（あるいは人の心は）気になることがあるとその内容の軽重を判断することができず、絶えずその気になることを考え続けてしまい、負担になります（心理学的な研究でもサポートされているらしいです）。 GTDではこの気になることをすべてリスト化することによって、頭の中から追い出し（覚えていなくてももう大丈夫という状態にする）、負担から解放する役割をします。
やるべきことを明確にする
朝来てデスクに座った際に、まず何をやるべきか。出先から帰ってきて、退勤時間前１時間あった時に何をやるべきか、あなたは瞬時に決められるでしょうか。
GTDを実践することで、今の状況、今の活力、今の時間で何ができるのか容易に選択ができるようになります。このことによって仕事やプライベートにおけるタスクをこなす効率が格段に上がることになります。
まとめ
本記事では、GTDの概要についてまとめました。GTDが何であり、何をしようとしているのかが伝わるような記事にしたつもりです。詳細な説明や、やり方などについては別記事にまとめていこうと思っています。
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