GTDを実践するツールとして有名なソフトウェアに「Omnifocus」があります。omni社という他にもいくつかのMAC向けソフトウェアを提供している会社が作ったソフトウェアになります。
本記事では、このomfocusno基本的な使い方について解説します。
OmnifocusだけでGTDが可能か
いきなり不穏な見出しになりますが、OmnifocusだけでGTDの全てを賄うことができるかといえば、実は完璧にはできないと私は思います。
GTDでは、タスクだけではなく、さまざまなリストを管理することを推奨しています。しかし、omnifocusはタスク管理には優れていますが、タスク以外のリストを管理すると画面に表示されるリストが膨大になり、ストレスになってしまうと私は感じています。
とはいえ、ほとんどの人にとっては、タスクを適切に管理するだけで十分だと思います。必要に応じて別のツールと組み合わせて使えばよいと思います。
インボックス
まずは具体的な内容は何も考えずに、気になることをすべてインボックスに書き出します。GTDのプロセスで言う「把握する」に対応します。仕事もプライベートも気になることをすべて書き出すという、GTDの原則に沿ってリスト化してください。
リスト化したものは次の項目でプロジェクトと単独アクションリストに書き換えます。インボックスの中身をすぐに全てプロジェクト化しなくても構いませんが、インボックスの中にいつまでも残ってしまうことになるので、「長期計画」のようなプロジェクトに一旦放り込むことをお勧めします。
私は、このインボックスに入れずに直接プロジェクト（または単独アクション）として入力することが多くなってきました。この辺りは個人の好みで考えればいいと思います。
プロジェクトと単独アクションリスト
omnifocusを使う上でまず意識すべきなのはプロジェクトと単独アクションリストの存在です。
単独アクションリストはその名の通り、１つの行動で終了するタスクのリストです。「牛乳を忘れずに買って帰る」などがその代表例です。
一方で、プロジェクトとは複数の行動で構成されたタスクになります。上図では研究者らしく学会に参加するというプロジェクトを作っています。
omnifocusを使う上でまず重要なことは、今抱えているタスクがそれぞれプロジェクトなのかどうか判断することだと私は思います。
上図では、学会参加の中にさらに「参加申込」と「学会要旨」の二つのプロジェクトを入れ込んでいます。参加申込一つをとっても、初めて参加するならばその学会に入会する必要がありますし、入会にあたって紹介者が必要な場合もあります。
このように、一つのタスクだと思っている事柄についても、検討していくとさらにタスクが細分化が可能なことが多いです。実際に行わなければならないことを明確化することで、タスクが滞ることを防ぐことができます。
単独アクションリストについては、スマホのリマインダーなどを併用するといいかもしれません。ただし、注意点があると私は思っており、そのことについては別の記事で扱うつもりです。
期限と開始日
次に、それぞれのタスクについて期限と開始日が必要なものについてはその設定を行います。締切があるものについてはそれを期限としますし、参加申込などは開始日の設定があるはずです。
自分で設定する期限
最初のうちはそのタスクそのものに締切の設定があるものだけに締切日を設定すればよい思いますが、慣れてきたら自分で設定する期限を設けることをおすすめします。
例えば、仕事の締切日があった場合、その前に先輩や上司に見せて意見を求めるというようなタスクの締切を１週間前にするなど、自分の仕事のスピードや仕事内容に応じて締切日を決めればいいでしょう。
期限だけでなく、開始日を設定する意味
仕事をする上では期限が重要で、開始日を設定する意味があるのかと感じる人もいるかもしれません。開始日を設定することは、現状で実行できないタスクを頭から追い出す効果があります。omnifocusでは開始日前のタスクはグレースケールになり、実行可能なタスク（黒字で表示）と明確に区別されます。
このことにより、omnifocusに記載されているために忘れずに済む上、（グレー表記されているため）視覚的に今は何もしなくてもいいと視覚的に認識できます。
現状でタスクを実行できない事柄についても、人は「開始日が来たら思い出さなければならない」と考え、ストレスを感じてしまいます。この思い出さなければならないという役割をomnifocusに担わせることがポイントなわけです。
omnifocusを拠点に作業をする
仕事場にきたら、その日にやる予定の仕事にすぐに取り掛かりたいと思う人が多いと思います。
しかし、そのやり方では「頭の中のシステム」だけを頼って仕事を進めることになります。これはGTDのやり方と正反対です。頭の良い人ほど、自分の記憶力に自信があり、頭の中だけで物事を考えがちです。しかし、年齢とともにやるべきことが多様化していけば、このようなやり方には自ずと限界があります。
まず、職場や研究室に着いたら、omnifocusを眺め、今日やるべきこと、やらなければならないことが他にないか確認します。今日やろうと思っていたことと同時にできそうなこと、ついでにできそうなことがあるはずです。そういったことを毎日こなしていくことで、タスクの数を減らすことができ、仕事の効率化につながります。
その他の機能
添付ファイルも活用
タスクの中にはwordやpowerpointの書類を作る必要があるものも多数あるはずです。omnifocusではそれぞれのタスクに添付ファイルを付けることも可能なので、そのタスクに必要な書類は添付してしまうといいでしょう。
添付ファイルを活用することによって、前述のomnifocusを拠点とした仕事もスムーズに進むはずです。
タグについて
それぞれのタスクにはタグを付けることが可能です。
- ****に相談
- 連絡待ち
- ＠カフェ
などそのタスクを特徴づける内容を複数付けることができます。活用すれば当然便利な機能ですが、まずは使わなくてもGTDはできるかなとは思います。個人的には***に相談、****に頼むなど自分以外の人が関わるタスクにタグをつけると便利だと感じます。私自信、他人に任せることがタスクのボトルネックになりがちだと感じているためです。
まとめ
本記事ではGTDを実践するツールとして最も有名なomnifocusの基本的な使い方を説明しました。GTDマニアの方はもっと複雑な使い方をしていると思いますが、とりあえずここに書いてあることを実践すれば、GTDに取り組む端緒としては十分でしょう。
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